Na početku svakog poslovanja postoji niz stvari koje treba uraditi. Pravljenje memoranduma je jedna od tih stvari. Treba ga uraditi što kvalitetnije, jer sve što se ne uradi dobro na početku, kasnije mora da ide popravni ispit, da se poslužim rečnikom iz škole.

Pod memorandumom ovde smatramo osnovu (list papira, šablon elektronskog dokumenta – engleski template – i slično) koja nam koristi za sastavljanje dopisa, računa, predračuna, ponuda i drugog. Memorandum je namenjen pre svega za spoljnu komunikaciju između naše firme ili organizacije i ostalih firmi i organizacija sa kojima je uspostavljen ili planiramo da uspostavimo neki poslovni odnos.

U članu 22. Zakona o privrednim društvima, koji reguliše upotrebu poslovnog imena i drugih podataka u dokumentima, propisano je koje podatke treba da sadrže poslovna pisma i drugi dokumenti privrednog društva, uključujući i dokumente u elektronskoj formi, a koji su upućeni trećim licima. To su sledeći podaci:

• poslovno ime i pravna forma društva,
• sedište društva,
• registar u koji je registrovano i broj registracije društva,
• poslovno ime i sedište banke kod koje društvo ima račun, i broj računa u banci i
• poreski identifikacioni broj (PIB).

U slučaju društva s ograničenom odgovornošću, zatvorenog i otvorenog akcionarskog društva, pored gornjih podataka poslovna pisama i drugi dokumenti sadrže i podatke o osnovnom kapitalu društva sa naznakom koliko je od toga uplaćeni i uneti, a koliko upisani kapital.

Poslovna pisma i drugi dokumenti jednočlanog društva s ograničenom odgovornošću i akcionarskog društva sadrže naznaku da se radi o jednočlanom društvu.

Članom 51. Zakona o privrednim društvima propisano je da se odredbe tog zakona o poslovnom imenu shodno primenjuju i na preduzetnika. To znači da memorandum preduzetnika takođe treba da sadrži navedene  podatke koji postoje i koji se na tog preduzetnika odnose.

Međutim uočljivo je da gornji podaci nisu dovoljni. Potrebno je navesti podatke za valjanu poštansku, telefonsku i internet komunikaciju, i  iskoristiti mogućnost za reklamiranje ovim putem.

U tom smislu, za izradu kvalitetnog memoranduma, gornji spisak dopunjujemo i  dajemo, prema našem mišljenju, spisak podataka koje treba da sadrži memorandum:

1. poslovno ime i pravna forma društva,
2. sedište  i adresa društva, i poštanski adresni kod (PAK), kao i adresa organizacionih jedinica van sedišta organizacije, ukoliko postoje,
3. registar u koji je registrovano, broj registracije društva, i matični broj društva,
4. šifra pretežne delatnosti,
5. upisani kapital i uplaćeni i uneti kapital,
6. poslovno ime i sedište banke kod koje društvo ima račun,
7. brojevi dinarskog i deviznog računa u banci,
8. poreski identifikacioni broj,
9. broj fisknog i mobilnog telefona,
10. adresa elektronske pošte (e-mail adresa),
11. adresa internet prezentacije (portala, prodavnice i slično) – sa linkovima u dokumentu koji vode na sajt,
12. logo (žig) društva ili brenda u vlasništvu društva

Ovde dajemo i primer memoranduma za društvo sa ograničenom odgovornošću sa navedenim podacima.

Raspored navedenih podataka može biti drugačiji u zavisnosti od sklonosti i želja samog društva i preduzetnika. Neko obavezno želi da se vizuelno istakne, dok drugi naglašavaju praktičnost i sveobuhvatnost. Prvima će verovatno smetati suviše teksta koji treba da stoji na memorandumu, dok će drugi najčešće želeti da smanje logo, kako bi bilo dovoljno mesta za sve podatke.

Prazan memorandum se koristi za pravljenje raznih dokumenata. Tu pre svega spadaju:

• Dopis
• Ponuda
• Predračun
• Račun
• Račun-otpremnica