Банер
Банер
Банер
Како да направим допис?
Како да ...?
Аутор текста Љубиша Лазаревић   
понедељак, 16 мај 2011 11:46

У овом чланку ћемо укратко описати један од начина како се прави допис.

Као пример за прављење дописа, направићемо обавештење Радио телевизији Србије ради ослобађања од обавезе плаћања телевизијске претплате за правно лице.

Желим одмах да напоменем да је овај чланак писан само на основу мог знања и досадашњег искуства из праксе. Сврха текста је да помогне читаоцу да брзо и лако састави допис и заврши или настави потребну писану комуникацију. За случајеве где постоји могућност спорења са ризиком од настанка одређене штете и еветуалног судског поступка, препоручујем да се детаљније распитате око прављења дописа и по потреби ангажујете правника или адвоката. Такође, подсећам да сте приступањем овој страници прихватили услове коришћења и политику приватности.

По правилу, допис се пише на меморандуму. У чланку Како да направим меморандум, описали смо које све елементе треба да садржи меморандум. У наставку дајемо изглед меморандума на коме ћемо правити наш допис (који је нешто измењен у односу на меморандум дат у поменутом чланку).

За писање дописа на рачунару неопходан рачунарски програм (тзв. софтвер). И сам меморандум се најчешће прави на рачунару уз помоћ програма, међутим то није обавезно. Меморандум се може одштампати (у штампарији, на штампачу, у фотокопирници) у потребном броју примерака, и касније на њему само писати, куцати или штампати потребан текст.

Честа пракса у Србији је да се меморандум и допис праве у оквиру истог рачунарског програма. Односно у оквиру заглавља и подножја документа стоје подаци који се тичу меморандума, а тело документа садржи сам допис.

Програм који се најчешће користи за прављење меморандума и дописа је Мицрософт Wорд. Међутим тај програм није бесплатан. Ако не знате да ли сте платили и лиценцирали поменути софтвер то треба да проверите, јер су инспектори Пореске управе обучени и имају овлашћења да врше контролу легалности софтвера, а самим тим и да пишу казне. У вези са провером легалности софтвера можете погледати и кратку видео презентацију Пореске управе.

Уколико не желите да користите нелегалан софтвер, а немате пара или не желите да платите за то, препоручујем да користите неки од бесплатних програма. По мом мишљењу, тренутно најбољи бесплатни програм за ове сврхе је Опен Оффице који можете преузети са њиховог званичног сајта www.openoffice.org . Опен Оффице је пакет који осим програма за обраду текста садржи и друге програме (обрада табела итд). Такође, доступан је на српском језику и омогућава отварање и чување документа у формату који користе прогами Мицрофост Оффице-а.

Масовнијом употребом електронског потписа (што се очекује веома брзо) прављење докумената у електронском облику ће постати на неки начин обавезно. Највише због тога што ће рад са таквим документима бити много комотнији, него сада са папирним документима.

То ће изменити начин прављења дописа, понуда, рачуна и других докумената. Исписивање рачуна руком на шаблону или куцање дописа на писаћој машини на меморандуму (мада су оба случаја веома ретка данас) практично ће нестати. У овом смислу и штампање рачуна на штампачу (ласерском или матричном) али на раније одштампаном меморандуму показаће се као решење које има доста ограничење у периоду који долази.

Да се вратимо на писање самог дописа. Дакле желимо да напишемо допис Радио телевизији Србије како бисмо се ослободили од обавезе плаћања телевизијске претплате за правна лица.

Сваки допис има неки основ обраћања некоме. Основ нашег обраћања је напомена дата у рачуну за ТВ претплату који нам је Радио телевизија Србије послала поштом. Та напомена изгледа овако:

Напомена: Задужење за претплату испостављено је на основу члана 81. Закона о радиодифузији.

РТС је доставила предлог Народној скупштини Србије за измену закона, по коме би основ задужења за претплату био број радио и телевизијских пријемника из ваше пословне евиденције.

Ради примене овог основа за плаћање РТВ претплате, према стварном броју радио и телевизијских пријемника које поседујете, неопходно је да нам у року од 5 дана од дана пријема фактуре доставите Изјаву потписану и оверену од стране овлашћених лица, о броју радио и телевизијских пријемника које имате у вашим пословним књигама.

Хвала на разумевању.

На основу те напомене и наше жеље да не плаћамо ТВ претплату саставићемо допис који има следеће елементе (уједно наводимо и сам садржај нашег дописа по тим елементима):

 

1. Назив примаоца дописа (привредно друштво, предузетник, институција)

Радиодуфузна установа
Радио телевизија Србије
Београд, Таковска 10

РТВ Претплата
Кнеза Вишеслава 88
11030 Београд
ПАК 173583

У нашем случају прималац дописа је велика организација која има много запослених и више организационих јединица. Тада треба што прецзније насловити допис, како би што пре дошао до особе којој је намењен. Такође, тиме се смањује могућност да се допис загуби на погрешном одељењу (што се може десити пракси – не мислим на РТС овде, већ генерално).

Такође, велике фирме могу имати и више адреса, те се треба распитати на коју тачно адресу шаљете допис поштом, тј. коју адресу пишете на коверти. Најчешће се сва пошта упућује на једно пријемно место у фирми, а то је седиште фирме. Ако сте сигурни да може да се прескочи седиште фирме, онда пошаљите на оргранизациону једници, јер ћете тако уштедети нешто времена.

У овом конкретном случају допис смо послали на адресу организационе јединице, а не на седиште фирме.


2. Име и презиме примаоца дописа уколико постоји и уколико је познато

У овом случају не знамо тачно име и презиме особе којој је допис намењен, те је стога овај податак изостављен. Уколико је познато име примаоца, обавезно га треба навести испод имена организације која прима допис.

 

3. Датум дописа и број наше евиденције под којим водимо тај допис (заводни број)

Београд, 12.05.2011.
Наш број:_________

У највећем броју случајева датум дописа је битан и треба га навести. У овом конкретном примеру то значи да нећемо моћи да тражимо ослобађање од обавезе плаћања ТВ претплате за период пре него што смо саставили допис. Наравно допис треба послати истог или наредног дана кад смо га саставили, јер датум састављања неће имати много значаја у случају да је достављен (послат) значајно након састављања. Тада већи значај има датум слања (на печату поште) или датум  пријема дописа од друге стране, него наш датум састављања.

Заводни број је број наше сопствене (интерне) евиденције коју смо организовали на начин да имамо добар и тачан увид у кретање документа у привредном друштву, као и да имамо правилну евиденцију приликом архивирања документације.

Осим Закона о рачуноводству и ревизији и низа пореских прописа, вођење евиденције о свим списима који настају у току пословања привредног друштва и њихово чување (архивирање) уређено је чланом 37. Закона о културним добрима (Сл. гласник РС бр 71/94). Тим чланом је наведено да и предузећа (између осталих) имају обавезу да:

  1. 1) означавају и датирају регистратурски материјал и воде основну евиденцију о њему;
  2. 2) чувају регистратурски материјал у сређеном и безбедном стању;
  3. 3) класификују и архивирају регистратурски материјал и
  4. 4) одабирају архивску грађу и излучују безвредни регистратурски материјал у року од године дана од дана истека утврђеног рока чувања.

Излучени безвредни регистратурски материјал може се уништити само на основу писменог одобрења надлежног архива.

Иначе, сам појам регистратурског материјала и архивске грађе је доста широко дефинисан. Нацртом новог Закона о архивској грађи и архивској служби појам архивске грађе је још обухватнији.

Вођење евиденције о документацији у привредним друштвима (тзв. завођење) се најчешће ради помоћу деловодника или скраћеног деловодника, а може се и уредити на другачији начин правилником који доноси сама фирма.

Дакле наш број на допису је заправо заводни број из наше интерне евиденције о документацији фирме. Заводни број се може уписати уз помоћ заводног печата (то је случај када заводимо документ који нисмо ми направили, већ смо добили поштом или на сличан начин), или једноставно уписивањем (следећег) броја из наше евиденције директно у допис (без потребе да стављамо заводни печат).

 

4. Место састављања дописа

Место састављања дописа треба обавезно навести, јер је место једна од битних ставки за одређивање низа правних ствари.

5. Број евиденције примаоца дописа (њихов заводни број)

Ваш број: РТС-ИД 100609

Уколико постоји, обавезно треба навести број евиденције примаоца дописа. То помаже у придруживању документације у оквиру једног предмета, једног посла, пројекта и слично. Рецимо без навођења броја судског предмета (дакле њиховог броја) није могуће предати допис у суду који се тиче постојећег предметна.

У овом случају као број предмета, наведен је идентификациони број нашег правног лица који нам је РТС доделио у оквиру свог система (свог рачунарског програма) за издавање рачуна.

 

6. Наслов дописа – предмет

Предмет: Изјава о броју радио и телевизијских пријемника –  ради ослобађања од обавезе плаћања ТВ претплате

Наслов дописа (предмет) треба навести, јер помаже да допис оде на право место. Такође без потребе да се чита цео допис, прималац дописа може закључити о чему ради и сврстати предмет према тој одредници.
Наслов дописа углавном није оволико дугачак и ја гледам да он буде у једном реду.

 

7. Главни текст дописа

7.1.    Уводно учтиво обраћање

Поштовани,

Уколико је позато име и/или презиме увек га треба навести јер то даје лични детаљ преписци.

7.2. Позивање на основ (намеру) обраћања

У складу са напоменом наведеном на испостављеном рачуну за ТВ претплату достављамо Вам ову изјаву о броју радио и телевизијских пријемника које имамо према нашим пословним књигама, а ради ослобађања од обавезе пла-ћања ТВ претплате.

На почетку дописа треба навести основ обраћања другој страни. Поред тога ја волим да у првој реченици поновим (на исти или измењени начин) сам наслов дописа.

7.3. Јасно објашњење суштине дописа – шта хоћемо

Изјављујемо да наше привредно друштво не поседује ни један радио ни ТВ при-јемник што се слаже и са стањем у нашим пословним књигама.

Даље наводимо суштину дописа. У овом случају то је одређена изјава која је потребна другој страни како би друга страна могла да одреагује на начин на који ми желимо. Изјава је могла да се направи и као посебан документ, који би био у прилогу главног дописа. Међутим како је сама изјава доста кратка, и није је потребно оверити у суду, из практичних разлога све стоји само у једном допису.

7.4. Молба (захтев) да друга страна делује према овом допису

Молимо Вас да у складу са овом изјавом и Вашом напоменом обуставите даље издавање рачуна за ТВ претплату за наше привредно друштво.

Даље допис садржи молбу, захтев, позив на деловање друге стране у складу са претходно написаним. Да ли ће то бити молба, захтев, допис или нешто друго, зависи и од природе предмета, али и намера онога који шаље допис. Неко може да сматра да нема шта да моли, већ да му то припада, и стога ће захтевати. Неке особе сматрају да је некултурно захтевати нешто, чак и када имају права на то.

7.5. Позив на наставак/завршетак комуникације и завршни учтиви поздрав

У случају потребе за додатним информацијама слободно нас контактирајте.
Срдачан поздрав

Увек треба оставити простора за наставак комуникације и избегавати садржај који може да увреди другу страну, да је стави у пат позицију да не може да делује или написати „не обраћајте ми се више“.

8. Подаци о фирми и лицу које шаље допис

Мена Цонсултинг доо
Кедрова 4/27, Београд
Матични број: 20011050
ПИБ: 103729394
РТС-ИД: 100609

Уколико је применљиво, поред података о правном лицу треба навести и податке о физичком лицу које шаље допис – име и презиме, функцију, директан број телефона, поштанску адресу, е-маил и друго.

Можете приметити да су подаци правног лица које сам овде навео већ садржани у оквиру меморандума. Међутим ја волим да понављам ствари, јер знам да људи могу да превиде одређене ставке. Ако неко не воли понављања, не мора наводити податке фирме (осим имена), и нека буде сигуран да му на меморандуму увек стоје ажурни подаци (пре свега адреса и број телефона).

 

9. Потпис лица које шаље допис

Допис по правилу мора бити потписан од стране лица овлашћеног за потписивање те врсте дописа. То је законски заступник (директор или др.) а може бити и друга особа којој је директор пренео одређена овлашћења.

У нашем конкретном случају, Радио телевизија Србије, тражи да изјава о броју радио и ТВ пријемника буде потписана, осим од стране директора, и од стране рачуновође. Тако је и наведено у допису.

Широм применом електронског потписа и потписивања, овакве дописи ће се моћи потписивати путем квалификованог електронског сертификата (од стране оба потписника) и послати електронском поштом (е-маилом).

 

10. Попис прилога који се достављају уз допис

При крају дописа треба навести списак прилога који се достављају (шаљу) уз допис. Ово је добар контролни механизам, јер се често у оквиру дописа наоводи позивање на неки садржај који се може видети у прилогу. Уколико се допис не шаље одмах, или ако једна особа састављаја, а друга особа шаље допис, ово је добар начин да се спречи пропуст и да се не пошаљу намеравани прилози.

Такође ово је контролни механизам и за примаоца дописа, јер може брзо да увиди да ли је цела пошљика стигла како је пошиљалац намеравао.

Наш допис нема прилога, те је овај део изостављен.

 

11. Списак свих примаоца дописа (на пример: ономе коме је насловљен, директор, правна служба, рачуноводство, архива итд)

Ово је такође контрони механизам, али исто тако упутство особи (служби) која врши слање коме све треба послати допис. На овај начин се уједно информишу примаоци коме је све послат допис. У нашем примеру ово је изоствљено.

Допис може садржати и друге елементе, али уколико успете да испоштујете горе наведене ставке, велика је вероватноћа да ћете успети да добијете одговор на ваше обраћање. Што се тиче одговора, то да ли ће он бити потврдан, одречан или неодређен, већ не зависи од саме форме, већ од суштине дописа и припадајућих околности.

У наставку дајемо потпуни допис Радио телевизији Србије према наведеним ставкама.


 
Јоомла templateс бy а4јоомла