U ovom članku ćemo ukratko opisati jedan od načina kako se pravi dopis.

Kao primer za pravljenje dopisa, napravićemo obaveštenje Radio televiziji Srbije radi oslobađanja od obaveze plaćanja televizijske pretplate za pravno lice.

Želim odmah da napomenem da je ovaj članak pisan samo na osnovu mog znanja i dosadašnjeg iskustva iz prakse. Svrha teksta je da pomogne čitaocu da brzo i lako sastavi dopis i završi ili nastavi potrebnu pisanu komunikaciju. Za slučajeve gde postoji mogućnost sporenja sa rizikom od nastanka određene štete i evetualnog sudskog postupka, preporučujem da se detaljnije raspitate oko pravljenja dopisa i po potrebi angažujete pravnika ili advokata. Takođe, podsećam da ste pristupanjem ovoj stranici prihvatili uslove korišćenja i politiku privatnosti.

Po pravilu, dopis se piše na memorandumu. U članku Kako da napravim memorandum, opisali smo koje sve elemente treba da sadrži memorandum. U nastavku dajemo izgled memoranduma na kome ćemo praviti naš dopis (koji je nešto izmenjen u odnosu na memorandum dat u pomenutom članku).

Za pisanje dopisa na računaru neophodan računarski program (tzv. softver). I sam memorandum se najčešće pravi na računaru uz pomoć programa, međutim to nije obavezno. Memorandum se može odštampati (u štampariji, na štampaču, u fotokopirnici) u potrebnom broju primeraka, i kasnije na njemu samo pisati, kucati ili štampati potreban tekst.

Česta praksa u Srbiji je da se memorandum i dopis prave u okviru istog računarskog programa. Odnosno u okviru zaglavlja i podnožja dokumenta stoje podaci koji se tiču memoranduma, a telo dokumenta sadrži sam dopis.

Program koji se najčešće koristi za pravljenje memoranduma i dopisa je Microsoft Word. Međutim taj program nije besplatan. Ako ne znate da li ste platili i licencirali pomenuti softver to treba da proverite, jer su inspektori Poreske uprave obučeni i imaju ovlašćenja da vrše kontrolu legalnosti softvera, a samim tim i da pišu kazne. U vezi sa proverom legalnosti softvera možete pogledati i kratku video prezentaciju Poreske uprave.

Ukoliko ne želite da koristite nelegalan softver, a nemate para ili ne želite da platite za to, preporučujem da koristite neki od besplatnih programa. Po mom mišljenju, trenutno najbolji besplatni program za ove svrhe je Open Office koji možete preuzeti sa njihovog zvaničnog sajta www.openoffice.org . Open Office je paket koji osim programa za obradu teksta sadrži i druge programe (obrada tabela itd). Takođe, dostupan je na srpskom jeziku i omogućava otvaranje i čuvanje dokumenta u formatu koji koriste progami Microfost Office-a.

Masovnijom upotrebom elektronskog potpisa (što se očekuje veoma brzo) pravljenje dokumenata u elektronskom obliku će postati na neki način obavezno. Najviše zbog toga što će rad sa takvim dokumentima biti mnogo komotniji, nego sada sa papirnim dokumentima.

To će izmeniti način pravljenja dopisa, ponuda, računa i drugih dokumenata. Ispisivanje računa rukom na šablonu ili kucanje dopisa na pisaćoj mašini na memorandumu (mada su oba slučaja veoma retka danas) praktično će nestati. U ovom smislu i štampanje računa na štampaču (laserskom ili matričnom) ali na ranije odštampanom memorandumu pokazaće se kao rešenje koje ima dosta ograničenje u periodu koji dolazi.

Da se vratimo na pisanje samog dopisa. Dakle želimo da napišemo dopis Radio televiziji Srbije kako bismo se oslobodili od obaveze plaćanja televizijske pretplate za pravna lica.

Svaki dopis ima neki osnov obraćanja nekome. Osnov našeg obraćanja je napomena data u računu za TV pretplatu koji nam je Radio televizija Srbije poslala poštom. Ta napomena izgleda ovako:

Na osnovu te napomene i naše želje da ne plaćamo TV pretplatu sastavićemo dopis koji ima sledeće elemente (ujedno navodimo i sam sadržaj našeg dopisa po tim elementima):

1. Naziv primaoca dopisa (privredno društvo, preduzetnik, institucija)

U našem slučaju primalac dopisa je velika organizacija koja ima mnogo zaposlenih i više organizacionih jedinica. Tada treba što precznije nasloviti dopis, kako bi što pre došao do osobe kojoj je namenjen. Takođe, time se smanjuje mogućnost da se dopis zagubi na pogrešnom odeljenju (što se može desiti praksi – ne mislim na RTS ovde, već generalno).

Takođe, velike firme mogu imati i više adresa, te se treba raspitati na koju tačno adresu šaljete dopis poštom, tj. koju adresu pišete na koverti. Najčešće se sva pošta upućuje na jedno prijemno mesto u firmi, a to je sedište firme. Ako ste sigurni da može da se preskoči sedište firme, onda pošaljite na orgranizacionu jednici, jer ćete tako uštedeti nešto vremena.

U ovom konkretnom slučaju dopis smo poslali na adresu organizacione jedinice, a ne na sedište firme.

2. Ime i prezime primaoca dopisa ukoliko postoji i ukoliko je poznato

U ovom slučaju ne znamo tačno ime i prezime osobe kojoj je dopis namenjen, te je stoga ovaj podatak izostavljen. Ukoliko je poznato ime primaoca, obavezno ga treba navesti ispod imena organizacije koja prima dopis.

3. Datum dopisa i broj naše evidencije pod kojim vodimo taj dopis (zavodni broj)

U najvećem broju slučajeva datum dopisa je bitan i treba ga navesti. U ovom konkretnom primeru to znači da nećemo moći da tražimo oslobađanje od obaveze plaćanja TV pretplate za period pre nego što smo sastavili dopis. Naravno dopis treba poslati istog ili narednog dana kad smo ga sastavili, jer datum sastavljanja neće imati mnogo značaja u slučaju da je dostavljen (poslat) značajno nakon sastavljanja. Tada veći značaj ima datum slanja (na pečatu pošte) ili datum  prijema dopisa od druge strane, nego naš datum sastavljanja.

Zavodni broj je broj naše sopstvene (interne) evidencije koju smo organizovali na način da imamo dobar i tačan uvid u kretanje dokumenta u privrednom društvu, kao i da imamo pravilnu evidenciju prilikom arhiviranja dokumentacije.

Osim Zakona o računovodstvu i reviziji i niza poreskih propisa, vođenje evidencije o svim spisima koji nastaju u toku poslovanja privrednog društva i njihovo čuvanje (arhiviranje) uređeno je članom 37. Zakona o kulturnim dobrima (Sl. glasnik RS br 71/94). Tim članom je navedeno da i preduzeća (između ostalih) imaju obavezu da:

1. 1) označavaju i datiraju registraturski materijal i vode osnovnu evidenciju o njemu;
2. 2) čuvaju registraturski materijal u sređenom i bezbednom stanju;
3. 3) klasifikuju i arhiviraju registraturski materijal i
4. 4) odabiraju arhivsku građu i izlučuju bezvredni registraturski materijal u roku od godine dana od dana isteka utvrđenog roka čuvanja.

Izlučeni bezvredni registraturski materijal može se uništiti samo na osnovu pismenog odobrenja nadležnog arhiva.

Inače, sam pojam registraturskog materijala i arhivske građe je dosta široko definisan. Nacrtom novog Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj službi pojam arhivske građe je još obuhvatniji.

Vođenje evidencije o dokumentaciji u privrednim društvima (tzv. zavođenje) se najčešće radi pomoću delovodnika ili skraćenog delovodnika, a može se i urediti na drugačiji način pravilnikom koji donosi sama firma.

Dakle naš broj na dopisu je zapravo zavodni broj iz naše interne evidencije o dokumentaciji firme. Zavodni broj se može upisati uz pomoć zavodnog pečata (to je slučaj kada zavodimo dokument koji nismo mi napravili, već smo dobili poštom ili na sličan način), ili jednostavno upisivanjem (sledećeg) broja iz naše evidencije direktno u dopis (bez potrebe da stavljamo zavodni pečat).

4. Mesto sastavljanja dopisa

Mesto sastavljanja dopisa treba obavezno navesti, jer je mesto jedna od bitnih stavki za određivanje niza pravnih stvari.

5. Broj evidencije primaoca dopisa (njihov zavodni broj)

Ukoliko postoji, obavezno treba navesti broj evidencije primaoca dopisa. To pomaže u pridruživanju dokumentacije u okviru jednog predmeta, jednog posla, projekta i slično. Recimo bez navođenja broja sudskog predmeta (dakle njihovog broja) nije moguće predati dopis u sudu koji se tiče postojećeg predmetna.

U ovom slučaju kao broj predmeta, naveden je identifikacioni broj našeg pravnog lica koji nam je RTS dodelio u okviru svog sistema (svog računarskog programa) za izdavanje računa.

6. Naslov dopisa – predmet

Naslov dopisa (predmet) treba navesti, jer pomaže da dopis ode na pravo mesto. Takođe bez potrebe da se čita ceo dopis, primalac dopisa može zaključiti o čemu radi i svrstati predmet prema toj odrednici.
Naslov dopisa uglavnom nije ovoliko dugačak i ja gledam da on bude u jednom redu.

7. Glavni tekst dopisa

7.1.    Uvodno učtivo obraćanje

Ukoliko je pozato ime i/ili prezime uvek ga treba navesti jer to daje lični detalj prepisci.

7.2. Pozivanje na osnov (nameru) obraćanja

Na početku dopisa treba navesti osnov obraćanja drugoj strani. Pored toga ja volim da u prvoj rečenici ponovim (na isti ili izmenjeni način) sam naslov dopisa.

7.3. Jasno objašnjenje suštine dopisa – šta hoćemo

Dalje navodimo suštinu dopisa. U ovom slučaju to je određena izjava koja je potrebna drugoj strani kako bi druga strana mogla da odreaguje na način na koji mi želimo. Izjava je mogla da se napravi i kao poseban dokument, koji bi bio u prilogu glavnog dopisa. Međutim kako je sama izjava dosta kratka, i nije je potrebno overiti u sudu, iz praktičnih razloga sve stoji samo u jednom dopisu.

7.4. Molba (zahtev) da druga strana deluje prema ovom dopisu

Dalje dopis sadrži molbu, zahtev, poziv na delovanje druge strane u skladu sa prethodno napisanim. Da li će to biti molba, zahtev, dopis ili nešto drugo, zavisi i od prirode predmeta, ali i namera onoga koji šalje dopis. Neko može da smatra da nema šta da moli, već da mu to pripada, i stoga će zahtevati. Neke osobe smatraju da je nekulturno zahtevati nešto, čak i kada imaju prava na to.

7.5. Poziv na nastavak/završetak komunikacije i završni učtivi pozdrav

Uvek treba ostaviti prostora za nastavak komunikacije i izbegavati sadržaj koji može da uvredi drugu stranu, da je stavi u pat poziciju da ne može da deluje ili napisati „ne obraćajte mi se više“.

8. Podaci o firmi i licu koje šalje dopis

Ukoliko je primenljivo, pored podataka o pravnom licu treba navesti i podatke o fizičkom licu koje šalje dopis – ime i prezime, funkciju, direktan broj telefona, poštansku adresu, e-mail i drugo.

Možete primetiti da su podaci pravnog lica koje sam ovde naveo već sadržani u okviru memoranduma. Međutim ja volim da ponavljam stvari, jer znam da ljudi mogu da previde određene stavke. Ako neko ne voli ponavljanja, ne mora navoditi podatke firme (osim imena), i neka bude siguran da mu na memorandumu uvek stoje ažurni podaci (pre svega adresa i broj telefona).

9. Potpis lica koje šalje dopis

Dopis po pravilu mora biti potpisan od strane lica ovlašćenog za potpisivanje te vrste dopisa. To je zakonski zastupnik (direktor ili dr.) a može biti i druga osoba kojoj je direktor preneo određena ovlašćenja.

U našem konkretnom slučaju, Radio televizija Srbije, traži da izjava o broju radio i TV prijemnika bude potpisana, osim od strane direktora, i od strane računovođe. Tako je i navedeno u dopisu.

Širom primenom elektronskog potpisa i potpisivanja, ovakve dopisi će se moći potpisivati putem kvalifikovanog elektronskog sertifikata (od strane oba potpisnika) i poslati elektronskom poštom (e-mailom).

10. Popis priloga koji se dostavljaju uz dopis

Pri kraju dopisa treba navesti spisak priloga koji se dostavljaju (šalju) uz dopis. Ovo je dobar kontrolni mehanizam, jer se često u okviru dopisa naovodi pozivanje na neki sadržaj koji se može videti u prilogu. Ukoliko se dopis ne šalje odmah, ili ako jedna osoba sastavljaja, a druga osoba šalje dopis, ovo je dobar način da se spreči propust i da se ne pošalju nameravani prilozi.

Takođe ovo je kontrolni mehanizam i za primaoca dopisa, jer može brzo da uvidi da li je cela pošljika stigla kako je pošiljalac nameravao.

Naš dopis nema priloga, te je ovaj deo izostavljen.

11. Spisak svih primaoca dopisa (na primer: onome kome je naslovljen, direktor, pravna služba, računovodstvo, arhiva itd)

Ovo je takođe kontroni mehanizam, ali isto tako uputstvo osobi (službi) koja vrši slanje kome sve treba poslati dopis. Na ovaj način se ujedno informišu primaoci kome je sve poslat dopis. U našem primeru ovo je izostvljeno.

Dopis može sadržati i druge elemente, ali ukoliko uspete da ispoštujete gore navedene stavke, velika je verovatnoća da ćete uspeti da dobijete odgovor na vaše obraćanje. Što se tiče odgovora, to da li će on biti potvrdan, odrečan ili neodređen, već ne zavisi od same forme, već od suštine dopisa i pripadajućih okolnosti.

U nastavku dajemo potpuni dopis Radio televiziji Srbije prema navedenim stavkama.