3. AKTIVNOSTI ZA OSMIŠLJAVANJE POSTUPKA JAVNE NABAVKE U CILJU SMANJENJA RIZIKA OD NAMEŠTENIH PONUDA

3.1. Prikupljanje informacija pre osmišljavanja tenderskog postupka

Prikupljanje informacija o vrstama proizvoda i/ili usluga dostupnih na tržištu koji zadovoljavaju zahteve naručioca, kao i informacija o potencijalnim dobavljačima tih proizvoda, odnosno davaocima usluga, najbolji je način na koji odgovorna lica za nabavke, mogu da osmisle (dizajniraju) postupak nabavke, kako bi za dati novac dobili najbolju moguću vrednost. Realizacija ove aktivnosti treba da bude sprovedena što pre, pri čemu treba imati u vidu sledeće:

• uticaj karakteristika tržišta sa kojeg se vrši nabavka i skorijih privrednih (sektorskih) aktivnosti ili trendova na konkurenciju tokom tenderskog postupka;
• veličinu (obim) tržišta sa kojeg se vrši nabavka u kategoriji podložnih nameštanju ponuda;
• informacije o potencijalnim ponuđačima, njihovim proizvodima, cenama i troškovima. Ukoliko je moguće, uporediti cene iz ponude, sa cenama u uobičajenim poslovnim transakcijama između učesnika na tenderu - potencijalnih dobavljača;
• informacije o poslednjim promenama cena, o cenama u susednoj geografskoj oblasti (regionu) i o cenama supstituta (mogućih alternativnih proizvoda);
• informacije o prethodnim tenderima za nabavku istih ili sličnih proizvoda;
• saradnju sa nadležnima za javne nabavke u drugim javnim sektorima, kao i sa klijentima koji su nedavno kupili slične proizvode, radi boljeg razumevanja tržišta i njegovih učesnika;
• prethodno potpisivanje izjave o poverljivosti ukoliko se angažuju spoljni konsultanti u postupku procene cena i troškova.

3.2. Osmišljavanje postupka nabavke u cilju povećanja broja potencijalnih pouzdanih ponuđača

Konkurencija može biti osnažena ukoliko je dovoljan broj pouzdanih (kredibilnih) ponuđača spreman da odgovori na poziv za učešće na tenderu i ukoliko su podstaknuti da se nadmeću za dobijanje ugovora. Na primer, učešće na tenderu može biti olakšano ukoliko odgovorna lica za nabavku smanje troškove tog učešća, postave zahteve (uslove) koji neće nerazumno ograničiti konkurenciju, omoguće učešće firmama iz drugih regiona ili zemalja, ili osmisle načine podsticanja malih firmi da učestvuju čak i ako ne mogu da se nadmeću za ugovor u celini.

U cilju povećanja broja potencijalnih ponuđača posebno treba imati u vidu sledeće:

• izbegavati nepotrebna ograničenja koja mogu da smanje broj kvalifikovanih ponuđača. Utvrditi minimum zahteva koji su proporcionalni obimu i sadržaju ugovora o nabavci, tako da ne predstavljaju prepreku za učešće na tenderu (veličina, sastav, ili karakteristike firme koja može da podnese ponudu);
• utvrditi vrednost javne nabavke, tako da se može obezbediti potrebna garancija, bez postavljanja visokih zahteva u ovom delu, kako bi i male firme mogle da učestvuju na tenderu;
• gde god je to moguće, smanjiti ograničenja u pogledu učešća stranih firmi na tenderu;
• izbegavati duge periode vremena između kvalifikacije i dodele ugovora, jer mogu da utiču na tajne sporazume;
• smanjiti troškove pripreme ponude;
• kad god je moguće, dozvoliti podnošenje ponuda za pojedine delove ili ciljeve iz ugovora, ili njihove kombinacije. Kada su u pitanju veliki ugovori, obratiti pažnju na delove tendera koji mogu biti atraktivni za mala i srednja preduzeća;
• ne treba diskvalifikovati ponuđače iz budućih nadmetanja ili ih odmah „skinuti“ sa liste ponuđača, ukoliko nisu dostavili ponudu na poslednjem tenderu;
• biti fleksibilan u pogledu broja ponuđača od koji se pribavlja ponuda. Na primer, ako se startuje sa zahtevom za pet ponuđača, ali se na ponudu odazovu samo tri ponuđača, prvo treba razmotriti da li će se kompetitivni rezultat postići i sa tri ponuđača, pre nego što se insistira na ponavljanju postupka.