3.4. Osmišljavanje tenderskog postupka na način da se smanji komunikacija između učesnika

U osmišljavanju tenderskog postupka, nadležni za javne nabavke treba da imaju u vidu različite faktore koji mogu da olakšaju tajne sporazume. Efikasnost postupka će zavisiti od usvojenog modela podnošenja ponuda, ali isto tako i od toga kako je tender dizajniran i sproveden. Transparentni zahtevi su neophodan preduslov u borbi protiv korupcije. Oni treba da budu usaglašeni i ujednačeni kako bi se sprečili tajni dogovori širenjem informacija koje su izvan legalno postavljenih zahteva. Nažalost, ne postoji jedinstveno pravilo kako dizajnirati postupak javnih nabavki, već ih treba pripremiti tako da budu prilagođeni situaciji. Pritom posebno treba imati u vidu sledeće:

• pozvati zainteresovane ponuđače na dijalog u vezi tehničkih i administrativnih zahteva iz tendera, ali izbegavati pozivanje svih ponuđača na redovne sastanke u pred-tenderskom postupku;
• ograničiti u najvećoj mogućoj meri komunikaciju između ponuđača tokom tenderskog postupka. Umesto ličnog podnošenja ponude, koji daje mogućnost međusobnog dogovora u poslednjem trenutku, pre predaje ponude, opredeliti se za elektronski način podnošenja ponuda; o pažljivo razmotriti koje informacije su dostupne ponuđačima u trenutku javnog otvaranja ponuda;
• prilikom objavljivanja rezultata tendera, voditi računa o tome koje su informacije obelodanjene. Izbegavati saopštavanje osetljivih informacija koje mogu olakšati da tajni dogovori budu realizovani;
• ako postoje sumnje u mogućnost postojanja tajnih sporazuma zbog karateristika tržišta ili proizvoda, ukoliko je moguće, koristiti u postupku zapečaćene koverte, a ne ponovljene otvorene ponude;
• razmotriti da li odabrani postupak nabavke, osim ako je u pitanju tender baziran prvenstveno na ceni, može doprineti efikasnijim rezultatima; Ostali oblici javnih nabavki mogu uključiti pregovarački postupak (u okviru šire postavljenog plana naručioca, učesnik na tenderu i naručilac se dogovaraju oko detalja, dok ne postignu odgovarajuću cenu) i okvirni sporazum (naručilac poziva veći broj firmi da uzmu učešće na tenderu i na osnovu prethodno utvrđenih kvalitativnih kriterijuma, odabira, odnosno uspostavlja tzv. okvir, koji čini manji broj ponuđača koji ispunjavaju postavljene kriterijume, a svi naredni koraci naručioca su opredeljeni mogućnostima odabranih ponuđača da ispune zahteve naručioca, uz mogućnost sprovođenja tzv. „mini“ tendera sa svakim od odabranih ponuđača iz utvrđenog okvira).
• biti oprezan u angažovanju konsultanata koji treba da vode tenderski postupak, jer postoji mogućnost njihovih veza sa pojedinim ponuđačima;
• kad god je moguće zahtevati da ponude budu evidentirane tako što su obeležene brojevima ili simbolima, umesto po nazivima firmi ili imenima individualnih ponuđača. Treba dozvoliti podnošenje ponuda telefonom ili elektronskim putem – elektronskom poštom;
• izbegavati bespotrebno ograničavanje broja ponuđača;
• zahtevati od ponuđača da obelodane sve komunikacije sa konkurentima. Razmotriti mogućnost da ponuđač potpiše izjavu o nezavisno utvrđenoj ponudi u kojoj ponuđač izjavljuje da je ponuda koju podnosi na tenderu originalna (izvorna), da nije nameštena i da je pripremljena sa namerom da prihvati ugovor o javnoj nabavci ukoliko mu bude dodeljen. Treba razmotriti mogućnost sankcija u slučaju da je izjava lažna, odnosno netačna;
• ukoliko ponuđači nameravaju da angažuju podugovarače, treba da ih obelodane unapred, jer to može biti pogodan način za podelu profita između učesnika u nameštenoj ponudi;
• neophodan je poseban oprez u slučaju podnošenja zajedničkih ponuda, naročito u slučaju kada su u pitanju učesnici na tržištu za koje je Komisija za zaštitu konkurencije utvrdila da su učestvovali u zabranjenim sporazumima;
• prilikom raspisivanja tendera uključiti i upozorenje o sankcijama u slučaju nameštanja ponuda, kao što je zabrana učešća na tenderima javnih nabavki za izvestan period, sankcije utvrđene za lažno davanje izjave o nezavisno utvrđenoj ponudi, mogućnost tela nadležnog za javne nabavke da traži nadoknadu štete, kao i sankcije prema Zakonu o zaštiti konkurencije i Krivičnom zakoniku;
• ukazati ponuđačima da će svaki zahtev za povećanje troškova koji dovodi do prekoračenja predviđenih sredstava biti detaljno ispitan;
• ukoliko se angažuju spoljni konsultanti tokom postupka javne nabavke, obezbediti dokaze da su kvalifikovani za taj posao, da su potpisali izjavu o poverljivosti i da imaju obavezu izveštavanja u slučaju da saznaju za neprimereno ponašanje učesnika ili mogući konflikt interesa.