На почетку сваког пословања постоји низ ствари које треба урадити. Прављење меморандума је једна од тих ствари. Треба га урадити што квалитетније, јер све што се не уради добро на почетку, касније мора да иде поправни испит, да се послужим речником из школе.

Под меморандумом овде сматрамо основу (лист папира, шаблон електронског документа – енглески template – и слично) која нам користи за састављање дописа, рачуна, предрачуна, понуда и другог. Меморандум је намењен пре свега за спољну комуникацију између наше фирме или организације и осталих фирми и организација са којима је успостављен или планирамо да успоставимо неки пословни однос.

У члану 22. Закона о привредним друштвима, који регулише употребу пословног имена и других података у документима, прописано је које податке треба да садрже пословна писма и други документи привредног друштва, укључујући и документе у електронској форми, а који су упућени трећим лицима. То су следећи подаци:

• пословно име и правна форма друштва,
• седиште друштва,
• регистар у који је регистровано и број регистрације друштва,
• пословно име и седиште банке код које друштво има рачун, и број рачуна у банци и
• порески идентификациони број (ПИБ).

У случају друштва с ограниченом одговорношћу, затвореног и отвореног акционарског друштва, поред горњих података пословна писама и други документи садрже и податке о основном капиталу друштва са назнаком колико је од тога уплаћени и унети, а колико уписани капитал.

Пословна писма и други документи једночланог друштва с ограниченом одговорношћу и акционарског друштва садрже назнаку да се ради о једночланом друштву.

Чланом 51. Закона о привредним друштвима прописано је да се одредбе тог закона о пословном имену сходно примењују и на предузетника. То значи да меморандум предузетника такође треба да садржи наведене  податке који постоје и који се на тог предузетника односе.

Међутим уочљиво је да горњи подаци нису довољни. Потребно је навести податке за ваљану поштанску, телефонску и интернет комуникацију, и  искористити могућност за рекламирање овим путем.

У том смислу, за израду квалитетног меморандума, горњи списак допуњујемо и  дајемо, према нашем мишљењу, списак података које треба да садржи меморандум:

1. пословно име и правна форма друштва,
2. седиште  и адреса друштва, и поштански адресни код (ПАК), као и адреса организационих јединица ван седишта организације, уколико постоје,
3. регистар у који је регистровано, број регистрације друштва, и матични број друштва,
4. шифра претежне делатности,
5. уписани капитал и уплаћени и унети капитал,
6. пословно име и седиште банке код које друштво има рачун,
7. бројеви динарског и девизног рачуна у банци,
8. порески идентификациони број,
9. број фискног и мобилног телефона,
10. адреса електронске поште (е-маил адреса),
11. адреса интернет презентације (портала, продавнице и слично) – са линковима у документу који воде на сајт,
12. лого (жиг) друштва или бренда у власништву друштва

Овде дајемо и пример меморандума за друштво са ограниченом одговорношћу са наведеним подацима.

Распоред наведених података може бити другачији у зависности од склоности и жеља самог друштва и предузетника. Неко обавезно жели да се визуелно истакне, док други наглашавају практичност и свеобухватност. Првима ће вероватно сметати сувише текста који треба да стоји на меморандуму, док ће други најчешће желети да смање лого, како би било довољно места за све податке.

Празан меморандум се користи за прављење разних докумената. Ту пре свега спадају:

• Допис
• Понуда
• Предрачун
• Рачун
• Рачун-отпремница